Gamle fordringer er økonomisk risikosport. Alle som driver næring har erfaring med sene betalere. Årsakene kan være mange og det kan være variabelt hvor hardt man ønsker å gå på hver enkelt. Jo lengre tid det går fra forfall, jo større er sjansen for at du vil møte en betaler som enten er ute av stand til, eller ikke ønsker å gjøre opp for seg fullt og helt. Her vil vi gi deg grunnleggende kunnskap for purring og oppfølging av fordringer.

Ikke la dette uttrykket bli det som møter deg når regningen skal betales.

Fakturering

Kundene forventer å få faktura for leverte varer og tjenester innen rimelig tid. Drøyer faktureringen, kan noe av beløpet forsvinne ut til andre ting. Sen fakturering medfører økt risiko for tvist, likviditetssvekkelse, eller at det blir satt av for lite til å dekke kostnaden, dersom fakturaen avviker fra det opprinnelige pristilbudet. Første bud er altså å få ut fakturaen med en gang. I dag har de fleste regnskaps- og faktureringssystemer mulighet for fakturering fra nettbrett, eller telefon, med umiddelbar utsendelse pr epost, eller EHF til kunden. Ved større jobber som går over tid, er det særlig viktig å sørge for delfakturering underveis. På denne måten kan du stanse arbeidet, eller leveransen, dersom kunden ikke betaler. Eventuelle uoverensstemmelser kommer frem på et tidligere tidspunkt og det er ikke like lett for kjøper å hevde at det ikke ble informert ut hva prisen ville bli. Spesifisèr tilleggs- og ekstraarbeider. Og sørg for å få en epost, eller et avtaletillegg, hvor kunden skriftlig bekrefter å ha blitt informert om at det medfører ekstra kostnader, når det gjøres endringer i forhold til pristilbud, eller tidligere avtale. Sluttfakturaen bør helst ikke være på mer enn 5-10% av totalleveransen. Det er mot slutten at innsigelsene kommer. Sørg derfor for at beløpet som man kan krangle om, blir så lite som mulig og at du får pengene dine underveis.

Sen fakturering er uhyre kostbart, selv om kundene betaler tide. Det betyr i praksis at du låner ut penger til kunden rentefritt og svekker eget handlingsrom. Om du i tillegg må overtrekke kassekreditt og betale renter for kostnadene som påløper underveis, jobber du på mange måter mot deg selv og gjør overskuddet dårligere. Se for deg at du har en flott, stigende graf over omsetningen i år, men en synkende pil for kundenes innbetalinger. Virkeligheten for deg i denne situasjonen, vil være mindre å rutte med enn vanlig, siden du har kostnader knyttet til omsetningens størrelse, som du ikke har fått betalt for.

Purring og purregebyr

Det er ingen regel for hvor lenge du må vente før du sender purring. Det er fullt lovlig å purre dagen etter forfall. Men de færreste praktiserer dette. Du kan også sende inkassovarsel dagen etter. Mange vil oppleve tidlig purring som unødvendig irritasjon. De fleste næringsdrivende ønsker å ha et godt forhold til kundemassen. Så i praksis venter de fleste 14 dager. Men da er det med purregebyr og forsinkelsesrente. Purrer du tidligere, kan du ikke legge til gebyrer.

Er det en kunde som vanligvis betaler i tide, kan det være like greit å ta en telefon, som å sende et inkassovarsel. Alle kan glemme.

Du kan purre så mange ganger du vil. Men det er ikke adgang til å kreve mer enn 2 purregebyr i samme sak. Pr august 2021 utgjør purregebyret maks kr 35, eller en tyvendedel av inkassosatsen på kr 700.

Det er ikke nødvendig å sende egen purring før inkassovarsel. Du kan gjerne nøye deg med en purring og la denne være inkassovarselet. Fjorten dagers betalingsfrist fra datoen på inkassovarselet, er et ufravikelig krav, jfr inkassolovens §9. Etter dette kan du sende saken videre til inkassoselskapet.

Sender du betalingsoppfordringen selv, er maksimalt gebyr for denne kr 105,-.

Forsinkelsesrenter

Det er p.a. 8% forsinkelsesrente som kan ilegges fra dagen etter ordinært forfall til du purrer. Renten kan du enkelt regne ut på regjeringen.no.

Næringskunde

Er din kunde en offentlig etat, eller en annen næringsdrivende, har du anledning til å kreve såkalt standardkompensasjon for inndrivelse. Det vil si at du i tillegg til forsinkelsesrente, kan kreve et fast gebyr på hele kr 400,-. Mellom næringsdrivende kan det også avtales høyere forsinkelsesrente, enn det som følger av loven.

Det skal ikke beregnes merverdiavgift av verken purregebyr, eller forsinkelsesrenter.

Mer om purring og inkassovarsel kan du finne på altinn.no.

Gode rutiner

Kundefordringene bør gjennomgås jevnlig med sikte på følge opp forfalte krav på best mulig måte. For å få til dette i praksis, kan det være greit å ha dannet seg et bilde over hvilke kunder som bør følges opp spesielt. Mange erfarer at de samme kundene er sene med betalingen fra gang til gang, mens de andre betaler til noenlunde riktig tid hele tiden. Da kan du vurdere å bruke mer oppmerksomhet på de som er sene og gjøre tiltak som bedre ivaretar sikkerhet for betaling.

Forebyggende tiltak

Det er ikke uvanlig å kreve forhåndsbetaling for varelevering til kunder som har forfalte krav, eller vanligvis går over betalingsfristen. Driver du håndverkstjenester, kan du be kunden betale inn dine reelle utlegg til en hver tid og delbetale utført arbeid etterhvert, eller etter forhåndsavtalte intervaller, med fast beløp.

Kredittiden kan endres hvis du opplever sen betaling til stadighet. Gir du vanligvis 30 dager kreditt, kan du redusere dette til 14 dager på dårlige betalere, slik at du henter inn perioden de vanligvis forsinker betalingen med.

Du kan legge inn en rabatt i ditt system, som gir dem f.eks. 3% avslag på totalsummen om de betaler innen ti dager.

Et alternativ er å la profesjonelle ta seg av alt fra fakturering, til oppfølging og innfordring. Lierfoss Regnskap AS har fakturaoppdrag for flere kunder som nyter godt av vårt samarbeid med Modhi Collect AS. (Tidligere Conecto). I praksis er dette kostnadsfri inkasso for kreditor og langt raskere innfrielse, der det ikke foreligger reell tvist. I tillegg får du ved behov hjelp til å avklare mindre, juridiske spørsmål omkring inkassokravet av Modhis ekspertise. De kan også hjelpe deg med å langtidsovervåke dårlige betalere, slik at du får tatt utlegg dersom debitor får eiendom, eller inntekter, som kan legges til grunn for utleggstrekk på et senere tidspunkt.

Hvordan du håndterer fordringene er opp til deg. Men sørg for at oppfølging og innfordring kommer på prioteringslista i ditt foretak, slik at du ikke jobber gratis, eller deler ut gratis lån til kundene dine. Som næringsdrivende er ditt formål å tjene penger med virksomheten. Å få betalt for det du gjør bør ha en nøkkelrolle i din planlegging.